Apresentação OnDoctor: O Melhor Sistema para sua Clínica
1. Bem-vindos ao OnDoctor!
- O OnDoctor é um sistema 100% web e 100% em nuvem.
- Utilizamos a plataforma Microsoft para hospedar nossos servidores, garantindo segurança e tranquilidade para suas informações e as de seus pacientes.
- Não é necessário se preocupar com implantação: basta criar uma conta, acessar e começar a usar.
- O sistema é responsivo, podendo ser acessado de computadores, celulares e tablets.
- Suas informações ficam armazenadas na nuvem, o que significa que nenhuma informação será perdida caso algo aconteça com seu dispositivo local.
2. Visão Geral do Sistema e Funcionalidades Principais
2.1. Dashboard Inicial
- Ao fazer login, o sistema sugere uma área de “Primeiros Passos” com vídeos para auxiliar no início do uso, como cadastro de clientes e agendamentos.
- A tela inicial (dashboard) pode ser visualizada no perfil de “Profissional” (mostrando informações financeiras, gráficos de atendimento e agendamentos referentes ao seu usuário) ou no perfil de “Clínica” (exibindo informações gerais da clínica, incluindo saldo de contas).
- Uma barra de pesquisa superior permite pesquisar pacientes e acessar rapidamente seus cadastros, evoluções e financeiro.
- Ícones de atalho para prontuários abertos, orçamentos, lista de clientes, além de acesso rápido ao financeiro, configurações (clínica, equipe, procedimentos, exames, formulários, documentos, impressões).
- Recurso de gestão de multiempresas: gerencie matrizes, filiais ou várias unidades dentro do mesmo sistema, com bases de dados separadas para cada empresa.
2.2. Módulo de Atendimento (Agenda e Fluxo)
- Gestão de Agenda: Visualize e gerencie agendamentos por profissional e por sala de atendimento cadastrada na clínica.
- Agendamento Simplificado: Crie agendamentos clicando diretamente na agenda ou usando o botão “Novo Agendamento”.
- Recursos Inteligentes de Agendamento:
- Lembrete de Agendamento: O sistema envia uma mensagem de lembrete ao paciente um dia antes, e o paciente pode confirmar ou cancelar, atualizando automaticamente o status na agenda.
- NPS (Net Promoter Score): Envia uma solicitação de avaliação um dia após o atendimento, ajudando a avaliar o profissional e a relação com o paciente.
- Repetição de Agendamento: Configure agendamentos recorrentes, selecionando dias da semana e data de término.
- A agenda é o ponto de partida, permitindo avançar para o atendimento (prontuário) ou para o financeiro (recebimento).
- Sala de Espera: Indique a chegada do paciente e gerencie a fila.
- Painel de Atendimento: Chame o paciente para a sala de atendimento via TV na recepção.
- Fluxo de Atendimento: Acompanhe o progresso do paciente se ele passar por mais de um profissional no mesmo dia.
2.3. Módulo de Cliente (Prontuário e Documentos)
- Lista de Clientes e Fornecedores: Gerencie todos os seus clientes e fornecedores em um único local.
- Cadastro do Paciente Integrado ao Prontuário:
- Informações do Paciente: Dados gerais, declaração de Imposto de Renda, responsável, se é fornecedor.
- Tratamentos e Sessões: Gerencie sessões de tratamento, agende-as e colete assinatura eletrônica do paciente a cada sessão.
- Odontograma: Ferramenta completa para o ramo de odontologia, permitindo visualizar e fazer marcações dentárias em conjunto com os tratamentos.
- Anamnese: Crie formulários personalizados e envie um link para o paciente responder pelo celular, antes ou depois do atendimento.
- Prontuário (Evolução):
- Registre todas as anotações e observações do atendimento, que ficam salvas no histórico do paciente.
- Possibilidade de exportar o histórico completo (evolução, documentos, prescrições, anexos) para PDF.
- Personalização de Fichas: Crie abas personalizadas no prontuário com campos e perguntas específicas para suas necessidades (ex: anamnese psicológica).
- Opção de Sigilo: Restrinja a visualização de informações sensíveis no prontuário apenas para o profissional vinculado, ocultando-as de outros usuários.
- Teleconsulta Integrada: Realize chamadas de vídeo diretamente do prontuário, com link e sala personalizados (até 200 pessoas), gravação e compartilhamento de tela.
- O histórico pode ser exibido ou oculto durante o atendimento para uma tela mais limpa, e permite buscas e filtros.
- Finalize, edite ou inclua novos lançamentos de evolução.
- Documentos:
- Emissão automatizada: Gere atestados, termos de consentimento, laudos, contratos e outros documentos com modelos prontos que o sistema preenche automaticamente com dados do paciente e profissional.
- Assinatura Eletrônica: Coleta de assinatura eletrônica do paciente e do profissional diretamente no sistema, eliminando a necessidade de impressão. Essas assinaturas possuem validade jurídica no Brasil.
- Personalização de Impressão: Configure papel timbrado, cabeçalho, rodapé, carimbo profissional, informações do paciente e margens.
- Envio Facilitado: Envie documentos por e-mail ou WhatsApp diretamente do sistema, eliminando a papelada.
- Prescrição Médica:
- Integração com Memed, uma plataforma com mais de 60.000 medicamentos cadastrados.
- Opção de prescrição própria do OnDoctor.
- Ambas as opções permitem assinatura com certificado digital e envio ao paciente via WhatsApp ou e-mail.
- Solicitação e Resultados de Exames:
- Formalize solicitações de exames.
- Módulo de resultados: Cadastre exames com valores referenciais (para homem/mulher) e acompanhe a evolução do paciente através de gráficos que indicam se os resultados estão dentro ou fora do esperado.
- Anexos e Galeria:
- Anexar arquivos em geral: Crie pastas e permita que o próprio paciente envie arquivos (resultados de exames, comprovantes) para a ficha dele via um link de solicitação.
- Galeria de Imagens: Anexe e compare imagens lado a lado. Utilize a câmera do celular ou webcam para capturar imagens e inseri-las diretamente na ficha do paciente.
- Visualização de agendamentos, orçamentos e débitos específicos do paciente.
2.4. Módulo Financeiro
- Caixas: Visualize a movimentação detalhada de seus caixas, incluindo receitas (recebidas e a prazo) e despesas (pagas e a prazo), com saldo atualizado.
- Fluxo de Caixa: Recurso de previsão futura, mostrando lançamentos (receitas e despesas) já registrados para os próximos meses, com detalhes por documento, paciente, etc..
- Contas a Receber: Gerencie todas as receitas pendentes da clínica, com filtros avançados por paciente, data de emissão, pagamento, vencimento e tipo de conta.
- Contas a Pagar: Controle todas as despesas da clínica (com fornecedores, funcionários), com a mesma capacidade de filtros avançados.
- Controle de Cartões:
- Configure as taxas das maquininhas (débito, crédito, parcelado).
- O sistema calcula automaticamente a taxa da maquininha em cada recebimento, lançando o valor líquido na receita e a taxa como despesa no caixa. Isso automatiza o controle financeiro de cartões.
- Gestão de cheques, emissão de boletos e gestão de averbação.
- Acerto de Profissionais (Comissionamento):
- Configure as porcentagens de comissão de cada profissional.
- O sistema calcula automaticamente as comissões com base nos agendamentos, orçamentos e lançamentos financeiros.
- Permite total transparência, mostrando ao profissional como seus pagamentos de comissão são calculados.
- Reembolso Assistido: Gerencie todo o processo de reembolso, desde a emissão da nota fiscal de serviço, acompanhamento do status (envio ao plano, retorno do plano) e gestão de glosas (perdas).
- Faturamento TISS: Gere guias e arquivos XML para envio aos planos de saúde, agilizando a aprovação de atendimentos.
- Módulo Fiscal (Nota Fiscal de Serviço): Emita notas fiscais de serviço diretamente pelo OnDoctor. O sistema preenche automaticamente os dados do paciente e serviço, agilizando o processo com apenas um clique.
2.5. Módulo de Marketing (CRM e Campanhas)
- CRM (Customer Relationship Management): Gerencie contatos e negociações para suas campanhas de divulgação e leads.
- Criação de Campanhas de Envio:
- Envie mensagens automáticas para cadastros existentes no sistema.
- Exemplos: Campanhas de aniversariantes, campanhas de cobrança para inadimplentes, ou campanhas direcionadas a pacientes que realizaram um procedimento específico em um período.
- Crie filtros detalhados por público, sexo, agendamento, procedimento para segmentar suas campanhas.
2.6. Módulo de Estoque
- Gestão Completa de Estoque: Gerencie produtos e materiais utilizados nos procedimentos.
- Vinculação Produto-Procedimento: Associe produtos a procedimentos, e o sistema exigirá a baixa automática no estoque sempre que o procedimento for realizado, evitando furos.
- Movimentações de entrada e saída, tanto para vendas quanto para uso interno.
- Gestão de Próteses: Controle cada etapa do desenvolvimento da prótese, da solicitação à entrega ao paciente.
- Cadastro de produtos, grupos, unidades, fabricantes.
2.7. Relatórios e BI Dashboard
- Módulo de Relatórios: Extraia relatórios detalhados de atendimento (agenda, orçamento) e financeiro (movimento de caixas, contas a receber/pagar, despesas/receitas, DRE, DFC).
- Exportação Flexível: Exporte relatórios em diversos formatos como PDF, Word, Excel e imagem.
- Dashboard BI (Business Intelligence):
- Dashboard visual com informações detalhadas sobre atendimento (agenda), faturamento (financeiro) e reembolso.
- Modula as informações na tela em tempo real, permitindo filtros e visualização do ticket médio.
- Ajuda no gerenciamento e análise de dados da clínica.
2.8. Módulo de Tutorial
- Acesso a vídeos tutoriais que ensinam a usar os recursos do sistema.
- Ícones de tutorial (com o logo do YouTube) estão presentes em várias páginas, oferecendo tutoriais rápidos e específicos para aquela funcionalidade.
- Permite um aprendizado autodidata, facilitando o domínio do sistema.
Em resumo, o OnDoctor é uma solução completa e intuitiva que oferece segurança, automação e controle total para a gestão da sua clínica, desde o agendamento e atendimento ao paciente até o financeiro e marketing, com o objetivo de otimizar o dia a dia e melhorar a relação com seus pacientes.
Espero que esta apresentação seja útil! Se tiver mais alguma dúvida ou precisar de informações adicionais sobre algum tópico, é só perguntar.
